Dalam setiap organisasi fungsi arsip menggambarkan dua hal kegiatan yang ada, yaitu fungsi substansi (fungsional) dan fungsi fasilitatil (administratif). Namun secara khusus fungsi arsip adalah merekam pengalaman, memori dan sejarah, menunjang aktifitas administrasi, manajemen organisasi dan membantu upaya pengambilan keputusan, menunjukkan bahan bukti otentik dan pertanggungjawaban atas hak dan kewajiban, sehingga arsip merupakan nyawa dari keberlangsungan desa, daerah, wilayah maupun negara. Demikian antara lain disampaikan Kepala Badan Perpustakaan dan Arsip (BPAP) Provinsi Nusa Tenggara Barat (NTB) Drs. H. Arsyad Abd. Gani, M.Pd. dalam pembukaan dan penyampaian materi pertama pada Diklat Teknis Pengelolaan Arsip badi Sekretaris Desa/Kelurahan se-NTB yang berlangsung dari tanggal 5 sampai 8 November 2012 di Hotel Graha Ayu, Jl. Ismail Marzuki Mataram.
Lebih lanjut dikatakan bahwa fungsi arsip sangat penting dalam pengambilan keputusan serta penyelesaian suatu sengketa, karena arsip menyediakan data dan fakta yang jelas. Tak salah jika dikatakan bahwa maju mundurnya sebuah organisasi, lembaga, desa/kelurahan, daerah dan negara dapat dilihat dari seberapa baiknya mereka mengelola arsip. Oleh kerana itu, diklat ini dimaksudkan untuk melahirkan pengelola arsip yang profesional dan dapat dipertanggungjawabkan.
Sementara itu, panitia penyelenggara menyampaikan bahwa pembinaan sumber daya manusia (SDM) baik pimpinan lembaga kearsipan maupun pelaksana merupakan perwujudan dari amanah yang dibebankan oleh Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Pasal 7 huruf e dan pasal 30 mengamanatkan pembinaan kearsipan menjadi signifikan dalam kaitan dengan pengemban dan pemberdayaan aparatur negara dalam rangka mencapai pemerintahan yang bersih dan berwibawa (clean and good governance), terutama dalam mengimplementasi otonomi daerah yang membutuhkan SDM berkualitas.
Diklat diikuti oleh 40 peserta dari seluruh kabupaten se-NTB, yaitu Lombok Barat 8 orang, Lombok Utara 4 orang, Lombok Tengah 9 orang, Lombok Timur 10 orang (termasuk dua orang dari Kecamatan Suela yaitu Sekdes Suntalangu dan Perigi), Sumbawa Barat 2 orang, Sumbawa 2 orang, Dompu 1 orang, Kota Bima 2 Orang dan Kabupaten Bima 2 orang.
Tujuan Diklat Teknis Kearsipan Sekretaris Desa/Kelurahan adalah sebagai berikut:
- Mendukung terwujudnya Sekretaris Desa/Kelurahan yang profesional dalam bidang kearsipan guna mengoptimalkan pelaksanaan tugasnya.
- Meningkatkan kesadaran terhadap fungsi dan peranan arsip sebagai bukti akuntabilitas dan mendukung proses pengambilan keputusan bagi organisaasi.
- Meningkatkan pemahaman peserta mengenai penyusunan arsip berdasarkan jadwal Retensi Arsip.
- Meningkatkan pemahaman peserta mengenai tata naskah dinas dan pengurusan surat.
Dijelaskan bahwa diklat kearsipan mulai dilaksanakan sejak tahun anggaran 2008. Hingga tahun kelima, desa/kelurahan se-NTB yang sekdes/seklurnya sudah mendapatkan diklat kearsipan sejumlah 356 dari 1.116 desa yang ada saat ini, atau sekitar 31,9 persen. Sehingga dengan demikian masih dibutuhkan waktu untuk dapat menjangkau seluruh desa/kelurahan yang ada di NTB.
Selama bimbingan teknik, peserta diberikan pengetahuan mengenai kearsipan melalui materi-materi pengantar kearsipan, manajemen perkantoran, pengelolaan arsip dinamis aktif dan pengelolaan arsip dinamis in aktif. Selain diberikan materi dengan bobot 24 jam, peserta diajak mengunjungi depo kearsipan untuk melihat dari dekat proses pengolahan dan penyimpanan arsip. Dari sana peserta mengetahui tahapan-tahapan pengelolaan arsip yang dimulai dengan identifikasi atau memeriksa arsip, rekonstruksi arsip, pendiskripsian atau memberikan kode klasifikasi, pembuatan skema, penomoran definitif, pelabelan, pembuatan daftar arsip sampai teknik penyimpanan pada record centre.
Sesuai dengan tema yang diusung dalam diklat ini, maka diharapkan dapat terwujud pengelolaan arsip yang profesional menuju NTB yang beriman dan berdaya saing.
INFO BERBAGI 